Comment organiser un déménagement d'entreprise ?

Déménager n'est pas simple pour tout le monde. Mais quand il s'agit du déménagement d'une entreprise, les choses sont encore plus compliquées le plus souvent.

Un tel déménagement implique ainsi une préparation et une organisation hors pair car il concerne autant le matériel, les biens, et les documents de l'entreprise dont il est indispensable de prendre le plus grand soin lors de leur transport et leur réinstallation dans les nouveaux locaux, mais il est aussi important de prendre en compte le personnel, l'informer et l'impliquer dans ce transfert. C'est pourquoi faire appel à un déménageur professionnel est conseillé dans cette situation, tout comme le fait de suivre quelques conseils de base pour assurer la réussite d'un déménagement d'une entreprise.

Les particularités d'un déménagement d'entreprise

Le déménagement d'une entreprise est bien différent dans son organisation que celui d'une habitation. Son transfert dans de nouveaux locaux implique non seulement le déplacement de ses bureaux et de son personnel, qui doit pouvoir se remettre au travail très rapidement une fois le déménagement effectué, mais aussi le transport de matières premières, de stocks de marchandises, de machines industrielles, etc.

Le déménagement des moyens de production en particulier représente généralement une opération complexe, due à la présence quelquefois de machines lourdes et fragiles, de matières dangereuses à transporter, etc., qu'il est nécessaire d'organiser bien en amont et d'une façon très précise et minutieuse.

De la même manière, tous les documents administratifs, comptables, ou autres, d'une entreprise constituent des éléments très importants et sensibles dont le déménagement doit être prévu avec une grande rigueur.

Nos conseils pour bien organiser le déménagement d'une entreprise

Organiser un déménagement d'entreprise suppose de bien répertorier et définir toutes les démarches nécessaires à réaliser, que ce soit vis-à-vis des salariés, de la préparation des affaires à transporter, ou pour rechercher un déménageur professionnel notamment.

Établir un rétroplanning, ou une "to do list", est alors indispensable pour organiser au mieux un déménagement d'entreprise. Nos conseils sur les étapes essentielles à ne pas oublier.

Fixer la date du déménagement d'une entreprise

Le déménagement d'une entreprise demande de prévoir ce changement de locaux, d'implantation dans une ville différente, voire dans un pays étranger, très longtemps à l'avance. D'une part, pour organiser minutieusement bien en amont cette opération qui va mobiliser du temps et de l'énergie, mais aussi pour planifier l'arrêt de son activité le temps du déménagement, ainsi que pour prévenir ses fournisseurs et clients.

C'est pourquoi il est nécessaire de fixer la date de déménagement d'une entreprise au moins 6 mois à l'avance, d'autant plus s'il s'agit d'une entreprise de grande taille. Cette date permet d'établir un rétroplanning très précis et d'avoir en tête toutes les échéances à venir.

Il est important aussi de bien choisir la période de ce déménagement. Le prévoir, par exemple, plutôt un week-end peut permettre un arrêt moindre de l'activité de l'entreprise.

Une fois cette date envisagée, il faut penser dès ce moment-là en particulier à s'informer auprès des services de la commune où l'entreprise est située pour savoir si des travaux ou d'autres types d'événements pourraient empêcher son bon déroulement.

Les principales formalités liées au déménagement d'une entreprise

Le déménagement d'une entreprise dont les anciens locaux étaient loués implique de respecter un délai de préavis pour résilier le bail et de prévoir aussi l'état des lieux de sortie.

S'il s'agit d'un bail commercial, qui est en principe de 9 ans, il peut être résilié tous les 3 ans. Mais il peut être résilié aussi à tout moment dans certaines conditions prévues par la loi.

Les salariés d'une entreprise doivent aussi être prévenus dès que la date de son déménagement est prévue. Même si les salariés, en règle générale, n'ont pas à donner leur accord et doivent la suivre si leur entreprise déménage dans le même secteur géographique, dans certains cas, il est nécessaire entre autres de procéder à la modification du contrat de travail de certains salariés.

Choisir une société de déménagement

Le déménagement d'une entreprise ne s'improvise pas et nécessite généralement de faire appel à des sociétés de déménagement. Ces professionnels disposent en effet de compétences et d'une expérience en la matière qui permet à un chef d'entreprise de pouvoir être conseillé et épaulé au mieux dans l'organisation de cette opération le plus souvent délicate.

Pour organiser au mieux le déménagement d'une entreprise, un déménageur professionnel prend soin au préalable de se déplacer dans les locaux de la société pour établir un inventaire précis des biens à transporter et estimer tous les moyens qu'il doit mettre en œuvre pour sa prestation. Il établit également en accord avec les responsables de l'entreprise un cahier des charges qui définit et détaille toutes les étapes du déménagement.

Le plus souvent, à l'occasion du déménagement d'une entreprise, un déménageur met à la disposition des personnes chargées de cette opération dans l'entreprise concernée un interlocuteur unique dont la mission est de suivre au jour le jour l'avancée des préparatifs du déménagement, de le gérer dans les moindres détails le jour J, mais aussi de répondre à toutes les questions qu'un chef d'entreprise se pose dans cette situation.

Une société de déménagement peut également prendre en charge des prestations qui vont au-delà du seul transport des biens de l'entreprise comme, par exemple, la remise en marche de son parc informatique dans ses nouveaux locaux, l'aménagement de ces derniers, et même intervenir et gérer les achats de nouveaux mobiliers de bureau, le nettoyage des anciens et nouveaux locaux de l'entreprise, la mise en sécurité de certains espaces, matériels sensibles ou substances dangereuses, du transfert du courrier de l'entreprise, etc.

D'autre part, un déménageur fait partie d'une profession réglementée. En conséquence, il est notamment responsable des dégâts qu'il occasionne aux biens de ses clients, en cas de vol, ou encore s'il ne respecte pas les délais convenus pour réaliser sa prestation.

Un atout non négligeable pour un chef d'entreprise qui déménage sa société et qui a besoin de reprendre son activité très rapidement dans de bonnes conditions pour assurer sa pérennité.

Organiser le déménagement des biens de l'entreprise

La préparation des cartons et du matériel à transporter à l'occasion du déménagement d'une entreprise est certainement l'étape la plus compliquée à mettre en œuvre et la plus délicate. Elle doit notamment mobiliser tous les salariés et responsables de l'entreprise pour être la plus efficace possible.

En ce qui concerne les dossiers et le matériel à trier, le plus simple et de ranger dans des cartons, ou toutes sortes d'autres emballages, ceux qui ne sont pas utilisés au jour le jour et donc ne garder que les indispensables qui seront emballés au maximum la veille du déménagement.

Il est également recommandé d'étiqueter minutieusement chaque type de cartons ou de biens pour faciliter leur installation une fois déménagés dans les nouveaux locaux de l'entreprise.

Le déménagement d'une entreprise peut aussi être l'occasion de faire un grand ménage, c'est-à-dire se débarrasser, par exemple, de tous les papiers administratifs qui ne doivent pas être gardés, du vieux mobilier endommagé, des appareils ou machines qui ne fonctionnent plus, etc. Un tel tri permet aussi de limiter le volume des biens à déménager et donc de faire des économies sur le coût d'un déménagement.

Préparer les nouveaux locaux de l'entreprise

Déménager une entreprise veut dire aussi préparer au mieux ses nouveaux locaux afin qu'ils soient prêts le jour venu afin que l'entreprise puisse reprendre son activité le plus rapidement possible.

Entre autres démarches, la souscription d'abonnements auprès des fournisseurs d'énergie et des services des eaux est indispensable, tout comme le raccordement des différents espaces à la téléphonie et à Internet en particulier.

D'éventuels travaux, qu'il faut donc prévoir bien à l'avance, peuvent aussi être nécessaires dans les locaux où l'entreprise déménage.

Officialiser le déménagement d'une entreprise

Le déménagement d'une entreprise est synonyme du transfert de son siège social, une situation qui demande d'effectuer des démarches particulières, notamment la modification de leurs statuts pour certaines formes juridiques d'entreprise (société à responsabilité limitée, société par actions simplifiée, société civile immobilière, société civile professionnelle, etc.).

Une entreprise qui doit modifier ses statuts en raison de son déménagement doit ensuite obligatoirement publier un avis de modification dans un journal d'annonces légales et déclarer le changement de ses statuts auprès du centre de formalités des entreprises (CFE) ou du greffe du tribunal de commerce dont dépend son nouveau siège social.

Le déménagement d'une entreprise implique également d'informer de nombreux organismes de son changement d'adresse (impôts, Urssaf, assurances, etc.).

Communiquer sur le déménagement d'une entreprise

Outre les démarches officielles liées au déménagement d'une entreprise, il est nécessaire de prévoir d'informer les clients et les fournisseurs du transfert des locaux. Une communication indispensable pour l'image de l'entreprise, mais aussi pour assurer la continuité de son activité et de son développement.

Le coût d'un déménagement d'entreprise : l'importance d'obtenir des devis

Comme pour tous les types de déménagement, plusieurs critères entrent en ligne de compte pour estimer le coût du déménagement d'une entreprise : la distance à parcourir entre les anciens et nouveaux locaux de l'entreprise, la période où l'entreprise envisage de déménager, les éventuelles difficultés d'accessibilité pour le déménageur, la formule de déménagement choisie (de la plus basique à celle qui inclut le maximum de prestations de la part du déménageur) et le volume des biens à transporter.

Ce volume, ainsi que les particularités des biens à déménager, sont certainement les éléments qui comptent le plus dans le prix d'un déménagement d'entreprise. Pour les plus petites entreprises, il est le plus souvent exprimé en mètres cubes, comme pour les déménagements des particuliers, mais pour les plus grandes, un déménageur professionnel base le plus souvent ses tarifs sur le nombre de postes de travail à transférer d'un local à l'autre. Il faut compter généralement entre 200 et 300 euros par poste de travail, mais ces tarifs peuvent varier selon les particularités de l'entreprise et les moyens à mettre en œuvre par le déménageur.

Les sociétés de déménagement fixent librement les prix de leurs prestations. C'est pourquoi, il est conseillé pour le déménagement d'une entreprise, dont le coût est le plus souvent élevé, de faire jouer la concurrence en sollicitant des devis auprès de plusieurs déménageurs professionnels.

Pour faciliter ces démarches aux chefs d'entreprise notamment, et faire en sorte qu'ils ne perdent pas leur temps précieux dans ces recherches de devis, il est très simple aujourd'hui de demander des devis en ligne, même pour le déménagement d'une entreprise. Il s'agit d'une formalité gratuite, à réaliser très en amont de la date souhaitée de déménagement, qui permet de recevoir dans des délais très rapides les offres de différents déménageurs et de choisir celle qui est la plus adaptée aux caractéristiques de son entreprise et au budget qui est dédié à son déménagement.